مقایسه محتوای دو فایل ورد

0
10
مقایسه محتوای دو فایل ورد

شما به‌راحتی می‌توانید از طریق این آموزش دو فایل ورد را باهم مقایسه کنید. برای این کار باید از ورژن Office 365 یا Word 2019 استفاده نمایید؛ البته در نسخه‌های پایین‌تر نیز این قابلیت قرار داده شده است. این راهنما در سیستم عامل‌های Windows و Mac کار می‌کند.

چرا باید دو فایل ورد را با هم مقایسه کنید؟

دلایل زیادی وجود دارد که شما را مجبور به مقایسه دو فایل ورد می‌کند. به‌طور مثال وقتی دو نسخه از یک مقاله دارید و می‌خواهیم متوجه تغییرات و اصلاحات بین آن‌ها شوید. علاوه بر این در صورت نیاز، شما می‌توانید محتوا هر دو را با هم ترکیب کرده و یک نسخه واحد نیز داشته باشید.

چرا باید دو فایل ورد را با هم مقایسه کنید؟

چگونه دو فایل ورد را با هم مقایسه کنیم؟

برای این کار Microsoft Word را بازکنید و به برگه “Review” بروید. بر روی “مقایسه/Compare” کلیک کنید و گزینه “مقایسه اسناد /Compare Documents” را انتخاب کنید.

Word در ابتدا اجازه دسترسی به این اسناد را می‌خواهد و این درخواست در نسخه Office 365 در Mac بیشتر اتفاق می‌افتد؛ زیرا اپل در هنگام دسترسی به فایل‌ها به تأیید حریم شخصی نیاز دارد.

چگونه دو فایل ورد را با هم مقایسه کنیم؟

انتخاب دو فایل ورد برای مقایسه

بر روی دکمه کشویی کلیک کرده و نسخه‌های اصلی (original) و تجدید نظر شده (revised) در سند خود را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید با کلیک روی نام کشویی نام پرونده، به راحتی به پرونده‌های اخیر دسترسی داشته باشید.

شما با انتخاب لیبل می‌توانید متوجه شوید که تفاوت‌ها به کدام سند تعلق دارد. در نهایت ورد به‌صورت خودکار کادر Label changes with در زیر Revised document را پر می‌کند؛ اما شما می‌توانید آن را تغییر دهید.

انتخاب دو فایل ورد برای مقایسه

سفارشی ساز کردن مقایسه دو سند ورد

صرفاً انتخاب دو سند برای مقایسه در ورد کافی است؛ اما شما می‌توانید با استفاده از برخی گزینه‌ها آن را سفارشی‌سازی کنید.

بخش Comparison Settings

گزینه‌هایی به‌منظور سفارشی کردن در فرایند مقایسه در دسترس می‌باشد که می‌توانید آن را از طریق دکمه More  مشاهده کنید. قابلیت‌هایی شامل تغییرات و مقایسه در نظرات، زمینه‌ها، یادداشت‌ها، فرمت نوشته‌ها، هدرها و پاورقی‌ها. همچنین شما می‌توانید علاوه بر حذف کادرهای متنی، جداول و حتی فضاهای سفید بین دو سند را پیدا کرده و مقایسه کنید.

بخش Comparison Settings

بخش Show Changes

در این بخش شما قدر هستید مقایسه را در سطح کاراکترها یا کلمات مشاهده کنید که بهتر است طبق تنظیمات ورد این مقایسه در word level باشد. در نهایت نتایج این مقایسه در سند اصلی، یا سند بازبینی شده و یا در نهایت در یک سند جدید قابل مشاهده است. بعد از انتخاب گزینه موردنظر، در نهایت بر روی OK کلیک کنید.

در این بخش ورد با توجه به انتخاب شما این تغییرات را در فایل اصلی یا سند بازبینی شده و یا یک فایل دیگر به شما نشان می‌دهد. شما می‌توانید این تغییرات را در ستون کناری مشاهده کنید و با کلیک بر روی هرکدام به اطلاعاتی مانند زمان تغییر، و جزئیات دیگر دسترسی داشته باشید.

بخش Show Changes

قبول کردن یا رد کردن تغییرات

بعدازاینکه تغییرات را مشاهده کرده و دو فایل را با هم مقایسه کردید؛ می‌توانید این تغییرات را بپذیرید و یا آن‌ها را رد کنید. بنابراین روی تغییر موردنظر کلیک راست کرده و با دنبال کردن مسیر Review > Accept / Reject تغییر را بپذیرید و یا آن را رد کنید.

پس از اتمام بررسی، محتوای خود را ذخیره کنید تا پس از مقایسه، نسخه نهایی را در اختیار داشته باشید. در حین بررسی مقایسه، می‌توانید از مسیر Review > Tracking و با انتخاب گزینه Original به نسخه اصلی بازگردید.

قبول کردن یا رد کردن تغییرات

در نظر گرفتن قالب‌بندی

در برخی موارد ممکن است قالب‌بندی دو فایل با هم فرق داشته باشد؛ در این صورت در انتهای کار ورد از شما می‌خواهد یک قالب‌بندی نهایی برای ذخیره‌سازی فایل نهایی را انتخاب کنید.

ترکیب اسناد

همانند فرایند مقایسه دو فایل، شما می‌توانید دو سند را نیز پس از مقایسه با تغییرات لازم ترکیب کنید. بااین‌حال، این فرایند برای ترکیب دو سند کاملاً متفاوت، کار نمی‌کند.

دیدگاه بگذارید

avatar
  اشتراک  
اطلاع از