چگونه حجم یک فایل اکسل را کم کنیم

فایل های اکسل به دلیل اینکه داده ها / فرمول ها / تصاویر بیشتری به آن اضافه می شوند ، در طول زمان به شدت کند و سنگین می شوند.

فایل های سنگین به سختی ایمیل می شوند، و مواقعی که میخواهیم این فایل ها را باز کنیم زمان طولانی باید صبر کنیم تا فایل باز شود. حتی با یک تغییر کوچک در فایل، باید مدت زیادی را صبر کنیم تا محاسبات فایل به روزرسانی شوند و مشکلاتی از این قبیل ما را بر آن می دارد که حجم یک فایل اکسل را کم کنید.

گاهی اوقات ، خلاص شدن از شر صفحات اضافی و نگه داشتن اندازه پرونده های اکسل آسان ، و گاهی اوقات ، این کار ساده نیست. و از آنجا که اکسل ابزاری مبتنی بر وب نیست ، بیشتر ما با ارسال پرونده های اکسل از طریق ایمیل کار می کنیم. یک فایل بزرگ اکسل که حجم آن 50 مگابایت است می تواند به سختی قابل اشتراک با همکاران / مشتریان باشد. در این حالت راهی جز کاهش حجم فایل اکسل وجود ندارد.

چه راه هایی برای کاهش حجم فایل اکسل وجود دارد ؟

در حالی که هیچ روش جادویی برای کاهش اندازه یک  فایل اکسل وجود ندارد ، تکنیک های معدودی وجود دارد که می توانید از آنها برای کاهش حجم فایل اکسل استفاده کنید.

نکاتی در مورد کاهش حجم فایل اکسل

در زیر تکنیک هایی که می توانید برای کاهش اندازه فایل اکسل خود استفاده کنید، آورده شده است. نتایج به دست آمده شما بسته به داده ها و فایل های شما متفاوت خواهد بود. بر اساس فایل اکسل خود می توانید از یک یا چند مورد از این نکات استفاده کنید.

شیت ها و داده های غیر ضروری را حذف کنید

بهترین راه حل ها اغلب ساده ترین راه حل ها هستند. و این تکنیک بیشتر دارای حسی مشترک در میان کاربران اکسل است. اگر یک ورک بوک اکسل استفاده می کنید که دارای برگه های کاری زیادی است که شروری نیستند (و در هیچ فرمولی مورد استفاده قرار نمی گیرند) ، ببینید که آیا می توانید از شر آن خلاص شوید یا خیر. این کار ارتباط مستقیم با اندازه فایل اکسل دارد. بنابراین به محض حذف برخی از برگه های کاری و ذخیره کارنامه ، فوراً میزان کاهش یافته پرونده را مشاهده خواهید کرد.

همچنین لازم است شیت های مخفی شده رو هم پاک کنید. ممکن است فایلی که به دستتان رسیده تعدادی شیت Hide شده داشته باشد. اول همه شیت ها را Unhide کنید. بعد بررسی کنید که آیا همه این شیت ها لازم هستند یا خیر. هر کدام لازم نبود را حذف کنید.

فشرده سازی تصاویر

یکی دیگر از راه های کاهش حجم فایل اکسل، فشرده سازی تصاویری است که درون فایل وجود دارد. اگر با فایل های اکسل که تصاویر در آن وجود دارد ، کار می کنید ، باید این تصاویر را بهینه کنید و مطمئن شوید که اندازه آن کمتر است. مشکلی که در تصاویر وجود دارد این است که هرچه انها را فشرده می کنید ، کاهش کیفیت نیز وجود دارد که طبعا شما ان را نمی خواهید.

هنگام کار با تصاویر ، بهترین راه برای پایین نگه داشتن اندازه فایل اکسل شما، فشرده سازی تصاویر قبل از وارد کردن آن در اکسل است. یک ابزار آنلاین خوب برای انجام این کار TinyPNG است (یا می توانید از Photoshop یا هر ابزار مشابه دیگر استفاده کنید). این یک ابزار رایگان است که می توانید با کمک آن اندازه یک تصویر را تا 90 ٪ کاهش دهد و همچنان کیفیت تصویر مناسب را حفظ می کند.

نحوه فشرده سازی تصاویر داخل فایل اکسل

اگر تصویر را داخل فایل اکسل کرده اید و اکنون می خواهید آن را فشرده کنید از مراحل زیر استفاده کنید:

• تصویری را که می خواهید فشرده سازی کنید ، انتخاب کنید.
• روی برگه ابزار Tools Picture کلیک کنید. این یک تب متنی است که فقط با کلیک روی یک تصویر ظاهر می شود.
• در گروه تنظیمات ، روی گزینه “Compress Picture” کلیک کنید. روی نوار Excel روی گزینه Compress Pictures کلیک کنید
• در دیالوگ باکس Compress Pictures ، اگر می خواهید تمام تصاویر موجود در فایل را فشرده کنید ، ” Apply only to this picture” را بزنید.
• برای حداکثر فشرده سازی ، Email (96 ppi)  را انتخاب کنید.
• روی Ok کلیک کرده.
• Save را بزنید.
• این باعث می شود همه تصاویر فشرده شده و به شما در کاهش اندازه فایل اکسل کمک می کند.

تبدیل به فرمت دودویی (XLSB)

آیا می دانید فقط با ذخیره کردن یک فایل اکسل در فرمت XLSB می توانید حجم فایل را کاهش دهید؟ بله این درست است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که در حین ذخیره یک ورک بوک در اکسل ، از قالب .xlsb  استفاده کنید. در اینجا مراحل انجام این کار آورده شده است:

• روی برگه File کلیک کنید.
• روی save as بزنید.
• روی browse کلیک کنید.
• در کادر Save As ، نوع پرونده را به Excel Binary Workbook (.xlsb) تغییر دهید و به عنوان xlsb ذخیره کنید.

XLSB چیست؟

این فایلهای بجای ذخیره اطلاعات در فرمت XML آنها را در فرمت باینتری (دو دویی) ذخیره می کنند. تغییر در فایل های باینتری بخصوص در صفحات بزرگ فایل های حجیم، بسیار سریع تر از سایر فایل ها است . به این معنی که فایل های .xlsb در حالی که کوچکترند ، سریع تر محاسبه میکنند. فایل های.xlsx با اطلاعات یکسان، 4 برابر زمان محاسبه، 2 برابر زمان ذخیره سازی ، و 1.5 برابر حجم فایل با فرمت .xlsb را دارند.

اگر فایلی دارید که حجم زیادی و فرمول نویسی دارد، با این فرمت ذخیره کنید. با این کار همه فرمول ها و کدهای VBA همچنان کار می کنند و نگرانی بابت کارکرد فایل نخواهید داشت. حجم اکثر فایل ها حدودا 50% کاهش پیدا میکند. اما این میزان بیشتر بستگی به محتوای فایل و نوع داده های موجود در ان دارد. بعضی اوقات حجم فایل به 20% حجم فایل اصلی هم کاهش پیدا میکند!

xlsm چیست؟

در کنار فایل xlsb، فرمت دیگری به نام xlsm هم وجود دارد. هر دو فرمت XLSM و XLSB در واقع فایل های فشرده ای هستند که شما میتوانید با باز کردن آنها در نرم افزاری مثل WINRAR محتویاتشان رو ببینید. فرمت XLSM برای ذخیره سازی اطلاعات از ساختار XLM استفاده میکند و فرمت XLSB اطلاعات رد بصورت باینری ذخیره میکند که اینکار باعث می شود حجم فایل بسیار کاهش پیدا کند. به طور کلی اگر فایل اکسل شما دارای حجم بالایی هست و پیچیدگی زیادی دارد بهتر است به فرمت XLSB برای ذخیره سازی ان فکر کنید.

توجه کنید که XLSX و XLSB هر دو صفحه را با فرمت دیگری ذخیره می کنند.  XLSX / XLSM آن را به عنوان یک فایل XML ذخیره می کنند و XLSB آن را به عنوان یک فایل باینری (.bin) ذخیره می کند. و بدون اینکه خیلی فنی به نظر برسد ، فایلهای XML در مقایسه با یک فایل دودویی اندازه بزرگتری دارند.

بنابراین وقتی ورک بوک Excel خود را در قالب XLSB ذخیره می کنید ، اندازه فایل کاهش می یابد. در مثال بالا ، کاهش اندازه 30٪ بود. یکی از معایب استفاده از این روش این است که اجازه اصلاح نوار ابزار در فایل xlsb وجود ندارد. برای تغییر نوار به شکل دلخواه ، ابتدا باید به فرمت xlsm برگردید، تغییرات مورد نظر را انجام دهید و سپس به حالت xlsb برگردید

لینک کوتاه: