راه هایی برای مدیریت ایمیل برای افرادی که ایمیلهای روزانه زیادی دارند

به جز مدیریت اسپم ها، پاسخ به میل ها و پاک کردن میل های بیهوده، راه های دیگری نیز برای مدیریت ایمیل ها وجود دارد. تعداد زیاد ایمیل های نخوانده شده در inbox شما می تواند خود به خود در شما احساس استرس ایجاد کند. در ادامه راه هایی که مدیران بزرگ برای مدیریت ایمیل های روزانه خود استفاده می کنند را با هم مرور خواهیم کرد.

نحوه کار با ایمیل های فوری

فقط ایمیل های خود را که نیاز به اقدام فوری در صندوق ورودی خود دارید نگه دارید. صندوق ورودی که ایمیل های آن صفر باشد، یک هدف بسیار بلند است، اما دیدن اینکه پیام هایی برای خریداملاک و مستغلات در صندوق ورودی شما باشد، می تواند بسیار خسته کننده باشد. پیام هایی که تعداد زیادی از آن ها اسپم است.

لی آن نیومن، مدیر برنامه ارشد در شرکت مشاوره دولتی بین المللی در این باره می گوید:”اکثر روزها ، در صندوق ورودی ایمیل من کمتر از 25 پیام وجود دارد. این کار عمدی است. من می خواهم هنگامی که صندوق ورودی خود را باز می کنم، فوراً ببینم ضروری ترین  پیام ها چیست و کدامیک از آنها نیاز به پاسخ دارد. این عادت باعث می شود که من به موقع کاملاً مناسب در مورد ایمیل ها و پاسخ به آنها اقدام کنم.

برای افرادی مانند نیومن غیرمعمول نیست که در طی چند ساعت بیش از 100 ایمیل دریافت کنند که بسیاری از آنها فوری بوده و مدیران سطح بالایی را درگیر می کنند. در سال 2008، او فرصتی برای شروع اجرای یک سیستم ایمیل در کسب و کار خود کرد و در این باره می گوید: این کار مانند خانه تکانی ایمیل بود و از آن زمان، توانست به راحتی با یک صندوق پستی که توسط ایمیل های بی پاسخ مورد هجوم واقع شده بود، کار کند.

ایجاد پوشه انتظار برای ایمیل های در حال اقدام

اگر ایمیل های شما وارد صندوق ورودی تان نشوند، پس به کجا می روند؟ قبل از پاسخ دادن به ایمیل ها، اگر فوری نیستند می توانید آن را در پوشه انتظار یا Waiting folder بگذارید. دارسی میلر، کارشناس و بنیانگذار شرکت پین و پیووت که هر روز 150 ایمیل دریافت می کرد، در مورد مدیریت ایمیل ها می گوید که این کاری وقت گیر است. ایمیل هایی که در صندوق ورودی شما وجود دارند اغلب هرزنامه هستند.

اما در مورد آنهایی که اعتبار دارند، می توانید یک مکان عالی برای یادآوری اینکه چه پروژه هایی در انتظارتان هستند ایجاد کنید. کار با این راهکار ابتدا اندکی دشوار است، اینکه تمام پیوست ها را مشاهده کنید و نیمی از روز را  به جستجوی ایمیل های خود سپری کنید و آنهایی که نیاز به اقدام فوری ندارند را به پوشه انتظار هدایت کنید. اما کم کم می بینید که اینباکس شما خالی شده و می توانید ایمیل ها را به راحتی مدیریت کنید.

فولدرهای فرعی ایجاد کنید

نیت ماسترسون، مدیر عامل Maple در مورد مدیریت ایمیل های خود می گوید: بعضی روزها تعداد ایمیل ها 250 عدد است، در این حالت ایمیل های مهم را برچسب گذاری می کنیم تا مهمترین آنها را به موقع پاسخ داده و زنجیره ایمیل های مهم را از دست ندهیم. در این حالت اگر به دنبال ایمیل مرجع باشید به راحتی می توانید آن را پیدا کنید.

نیومن می گوید: لیبل و برچسب گذاری شامل موضوعاتی هستند که ممکن است دیگران در مورد آنها سوالاتی را پرسیده و به دنبال پیگیری ان در آینده باشند. می توانید این ایمیل ها را برچسب گذاری کنید تا در آینده راحت تر انها را پیدا کنید. او می گوید: من ده ها فولدر فرعی و صدها ایمیل برای ارجاع داخل انها بایگانی می کنم. با این کار می توانم ظرف چند ثانیه آنها را پیدا کنم، زیرا می دانم که کدام میل در کجا ذخیره شده است.

برای ایمیل های پیگیری کننده از تقویم استفاده کنید

برخی از ایمیل ها ممکن است نیاز به چیزی بیش از یک پاسخ ساده داشته باشد، نیومن توصیه می کند که این ایمیل ها را به تقویم اضافه کنید. او می گوید: اگر ایمیلی را دریافت کنم که نه تنها به پاسخ فوری بلکه به نوعی اقدامات پیگیری نیاز داشته باشد، ایمیل را به یک زیر پوشه تعیین شده منتقل می کنم و یک یادآوری را در تقویم خود قرار می دهم که شامل محل پوشه و تاریخ پیگیری است.

او از Microsoft Outlook استفاده می کند ، که امکان دسترسی به تقویم Outlook را نیز فراهم می کند ، اما شما می توانید این کار را در Gmail نیز انجام دهید. برای این کار کافیست که فقط بر روی دکمه “More” در نوار ابزار کلیک کنید و “Create event” را انتخاب کنید.

لینک کوتاه: