چرا هیچ گاه لیست کارها را در محیط کار به پایان نمی رسانیم؟ (و چگونه آن را تغییر دهیم)

لینکدین سال گذشته مقاله ای منتشر کرد که نشان می داد لیست کارها ی شغلی ما به شدت نیاز به پیگیری و گاهی واگذاری به دیگران دارد.

واضح است که ما در “انجام” کارهایی که به خودمان می گوییم باید انجام دهیم خیلی خوب نیستیم. در حقیقت ، 90٪ از متخصصان اعتراف كردند كه نمی توانند تمام وظایف موجود در لیست کارهای خود را تا پایان یک روز کاری متوسط انجام دهند. اگر شما نیز از مقابله با این مشکل قدیمی رنج می برید، زمان آن رسیده که آن را تغییر دهید. در زیر 5 ترفند برای افزایش بهره وری و کمک به خود در زیر برای شما گرد آوری شده است.

یک لیست منفرد برای لیست کارهای خود داشته باشید

بیایید با هم صادق باشیم: اگر می خواهید همین حالا همه کارهایی را که باید در طی روز انجام دهید، مشاهده کنید، احتمال دارد که نتوانید همه این موارد را در یک لیست واحد پیدا کنید. در عوض شما باید چند مورد از لیست انجام کارها را در بخش های مختلف برای خود داشته باشید که مدام به شما یادآور شوند که امروز چه کارهایی برای انجام دادن دارید. این موارد می توانند شامل  پیش نویس ذخیره شده در ایمیل، برچسب ها یا فایل های متنی که روی رایانه خود میچسبانید و یا روی برنامه های نوت برداری که درون گوشی خود ریخته اید.

با این حال اطمینان حاصل کنید که می توانید لیست خود را به روز کرده و مواردی را به آن اضافه کنید. به این معنی که اگر از یک اپلیکیشن دسکتاپ استفاده می کنید، سیستمی را برای ثبت لیست کارها روی رایانه خود داشته باشید و مواردی که به آن اضافه می شود را ثبت کنید. برای مثال مواردی که در جلسه دریافت می کنید، می توانید روی نوت های استیکری بچسبانید و بعد  آنها را به لیست اصلی انتقال دهید.

از قانون 5-3-1 پیروی کنید

اکنون که لیست کاملی از کارهایی که باید در طول روز سرکار انجام بدهید، دارید، باید یک لیست کار روزانه تعریف کنید. در هر روز ممعین، فرضت کنید که می توانید فقط یک کار بزرگ، سه کار متوسط و پنج کار کوچک (قانون5-3-1) را انجام دهید. (توجه: اگر بیشتر روز خود را در جلسات می گذرانید، ممکن است لازم باشد که این موضوع را تغییر دهید).

قبل از ترک کار ، چند دقیقه وقت بگذارید تا قانون 1-3-5 خود را برای روز بعد تعریف کنید ، بنابراین هنگامی که صبح به محل کار می روید، آماده اجرای وظایف خود می شوید، بدون اینکه دچار سردرگمی شوید. اگر موقعیت انجام وظایف هر روز یکی است این روش بهتر جواب می دهد، اما اگر محیط کاری دارید که روزانه تعدادی وظایف غیر منتظره به آن اضافه می شود، برای آماده سازی درخواست های لحظه آخری رئیس خود ، جایگاه یک کار متوسط و دو کار کوچک را خالی بگذارید.

شما می توانید این قانون را محدودتر هم بکنید، اما اولویت بندی مهم است. شما ساعات محدودی در محل کار دارید و مجبور هستید که طی همان ساعت با قانون 5-3-1 کارها را انجام دهید و مسئولیت انجام آن را به عهده گیرید. برنامه ریزی برای مواردی که وسط کار به لیست شما اضافه می شوند، داشته باشید. همچنین ابزارهایی برای اولویت بندی مجدد کارهای خود داشته و مکالمات آگاهانه تری با مدیر خود در این مورد داشته باشید. به عنوان مثال هنگامی که کار به مجموعه کارهای روزانه شما اضافه می کند، به او بگویید که مطمئنا من می توانم تا ساعت 3 بعدازظهر این کار را انجام دهم؛ اما گزارش های دیگر تا پس فردا آماده نخواهند شد، چون من امروز می خواهم روی این گزارش ها کار کنم.

قورباغه تان را صبح قورت دهید

تا قبل ناهار یک وظیفه مهم را تکمیل کنید.  اعتراف می کنم که این موضوع سخت است اما کار می کند. یکی از کارهای بزرگ یا متوسط خود را در ابتدای صبح و قبل از چک کردن ایمیل ها و حتی صرف وعده ناهار انجام دهید. هیچ احساسی بهتر از عبور از یک کار سخت قبل از ناهار وجود ندارد. نویسنده برایان تریسی این را “خوردن قورباغه خود” می خواند که با اقتباس از نقل قول معروف مارک تواین در این باره می گوید: “صبح یک قورباغه زنده بخورید و  مطمئن باشید هیچ چیز بدتر از این برای شما در بقیه روز اتفاق نخواهد افتاد.”

او می گوید: هم بنیانگذار من ، کاترین  اغلب “قورباغه” هایی که باید صبح بخورد را شب قبل برای خود تعریف می کند تا برای روز بعد آماده شود. با این کار ، او آماده است تا صبح ها با آنها مقابله کند ، و همین امر باعث می شود تا برای بقیه روز وظایف کمتر دشواری داشته باشد.

از تقویم خود استفاده کنید

از تقویم خود به عنوان یک لیست انجام کارها استفاده کنید. به زودی متوجه خواهید شد که این موضوع تا چه اندازه می تواند موثر باشد. یک رویکرد موثر این است که درست مانند یک جلسه، همه چیز را در تقویم خود یادداشت کنید. به جای تشریح روزمره خود آنها را به صورت فهرست وار برنامه ریزی کنید و برای هرکدام وقت کافی بگذارید. برای خود بنویسید که  ممکن است کار اول 15 دقیقه طول بکشد ، در حالی که تهیه استراتژی سه ماهه اول برای تیم فلان ممکن است چند ساعت طول بکشد. نکته مهم این است که واقع بین باشیم.

سایت  Lifehacker  این موضوع را به بهترین وجه بیان می کند:بیشتر افراد برنامه زمانی خود در لیست کارها را برنامه ریزی نمی کنند. آنها در مورد وقفه هایی که مانع از کار آنها می شود، برنامه ریزی می کنند.

هنگامی که این روش را امتحان می کنید، باید اطمینان حاصل کنید که در تقویم خود برای دریافت ایمیل ، جلسه های طوفان مغزی یا سایر کارهای مهم اما زمان تحویل، زمان تعیین کنید. به عنوان مثال، سعی کنید یک ساعت صبح و یک ساعت بعد از ظهر را برای این بگذارید که از طریق صندوق ایمیل خود کارهایتان را انجام دهید و بعد از آن که در واقع روی برنامه ریزی ایمیل خود کار کنید.

برای بهره وری بیشتر، تعداد جلسات را کاهش دهید

سرانجام اگر متوجه شدید که با وجود تمام توصیه های فوق واقعا نمی توانید کاری که باید در یک روز انجام دهید ، را انجام دهید – این را در نظر بگیرید که آیا ممکن است دلیل آن تعداد جلسه های زیاد باشد.

همانطور که یک بار اقتصاددان جان کنت گالبرایت گفت: “وقتی که نمی خواهید کاری انجام دهید، جلسات ضروری است.” در حقیقت ، بررسی های متعدد انجام شده در این زمینه به نتیجه گیری مشابهی رسیده اند که بیشتر از یک ربع و نیمی از زمان صرف شده در جلسات در واقع اتلاف وقت است و  شما واقعاً نمی توانید هنگام نشستن در جلسه کار دیگری به جز گوش کردن صحبت های افراد حاضر در جلسه کنید.

راه حل این است که جلسات خود را محدود کنید. قبل از برنامه ریزی یک جلسه ، در مورد این مسئله که آیا می توان ان مسئله را ابتدا با یک ایمیل یا تماس تلفنی برطرف کرد یا با ورود به دفتر شخصی برای چند دقیقه با فرد مقابل صحبت کنید. در صورت نیاز به یک جلسه ، موارد اصلی برنامه را لیست کنید تا شرکت کنندگان لازم را تعیین کنید و کمترین زمان زمانی را که می توانید تعیین کنید را در نظر بگیرید.

بله، برنامه ریزی یک جلسه 20 دقیقه‌ای کاملاً درست است ، بدون اینکه بیشتر از آن برایش وقت بگذارید. اگر باید جلساتی داشته باشید ، سعی کنید آنها را به صورت گروهی کنار هم قرار دهید تا در طول روز دوره های طولانی و بی وقفه زیادی برای انجام کارهای واقعی داشته باشید. بیشتر افراد کار خود را برنامه ریزی نمی کنند. آنها در خصوص وقفه هایی که مانع کار آنها می شود، برنامه ریزی می کنند.

سازماندهی مجدد و برنامه ریزی های پیش رو هر دو مهم هستند – اما اگر فکر کنید که هر صبح لیست انجام کارهای خود را دارید، چقدر احساس رضایت خواهید داشت. بنابراین برنامه خود را ساماندهی کنید ، تمام نقاط ضعف خود را در یک جا قرار دهید ، حواس پرتی های خود را به حداقل برسانید و شروع به نوشتن لیست (یک روزه) خود کنید!

لینک کوتاه: